Lastige oudergesprekken voeren: De kracht van een goede voorbereiding!
030 265 7658 September Onderwijs

Lastige oudergesprekken voeren: De kracht van een goede voorbereiding!

“Jij onderschat onze zoon! Zijn advies klopt voor geen meter. We eisen dat je het bijstelt naar boven.”  

“Waarom moest mijn dochter even de klas uit? Zij zegt dat ze niets verkeerds deed en dat je het altijd op haar munt.”

Ouders die hun gelijk komen halen en jou als leerkracht onder druk zetten. Herkenbaar?

Uit onderzoek blijkt dat driekwart van de basisschool leerkrachten onder druk wordt gezet om het schooladvies aan te passen. Bovendien lijken ouders meer in het algemeen een grote impact te hebben op de (ervaren) werkdruk in het onderwijs. Hoe ga je met bezorgde ouders om? Je bent zelf soms ook geïrriteerd… Toch wil je empathisch zijn én je boodschap overbrengen.

Als je deze vier stappen volgt is de kans op succesvolle oudergesprekken, waarbij je professioneel blijft én de relatie met ouders goedhoudt, groot.

De voorbereiding

Als leerkracht ben je een master in plannen. Dat betekent dat je lastige oudergesprekken inplant wanneer het jou uitkomt en dit gesprek strategisch voorbereidt.

1) Mindset – check!

Voordat ik inga op de theorie een belangrijk stukje mindset. Lieve, leuke, hardwerkende en gedreven leerkracht: Je hoeft geen ”oplosser” te zijn. Je mag een ”meedenker” zijn! Je hoeft niet te zenden of iets meteen op te lossen in oudergesprekken, je MAG vragen stellen en (nog) GEEN antwoorden hebben. Dat is jouw rol – als meedenker – de juiste vragen stellen. Hiermee geef je ook een stukje verantwoordelijkheid terug aan ouders, hetgeen de oplossing ook ten goede komt.

Ik hoor je al denken: “Maar ouders verwachten toch antwoorden? Welke vragen kun je al stellen als ze zelf met een bak aan vragen op je afkomen?”. Dat kun je leren!

2) Inleven

Het is verleidelijk om in je voorbereiding na te denken over alles wat je te zeggen hebt. Weersta deze verleiding! Leef je in in de ouder(s) en anticipeer op de zorg van de ouder. Wat is eigenlijk de grootste zorg van deze ouder? Als vader het advies omhoog wil, waar maakt hij zich dan eigenlijk zorgen om bij een lager advies? Wellicht is hij bang dat zijn zoon sociaal verkeerd terecht komt of dat hij niet genoeg uitgedaagd wordt. Het is nuttig om je al te verplaatsen in de beleving van de ouder, dat gaat je helpen gedurende het gesprek.

3) Grenzen bepalen

Denk ook vast na over wat jouw grenzen zijn: wat kan je wel of niet betekenen voor de ouder? Waar ben je bereid over na te denken en wat staat al vast. Even terug naar het voorbeeld van het advies: staat het vast, zorg dan dat je dat meteen duidelijk maakt. Dat is verwachtingsmanagement. Is er ruimte om het erover te hebben, maak dat dan ook kenbaar. Hiermee straal je vertrouwen en autoriteit uit.

4) Spiekbriefje uitwerken

Vroeger was een spiekbriefje bij een belangrijke toets soms je redding! Ik raad je aan om bij een lastig gesprek ook een spiekbriefje bij de hand te houden. Het voordeel is dat je de grote lijnen op papier hebt uitgewerkt en hierop kan terugvallen. Je hoeft niet bang te zijn om iets te vergeten en dat maakt dat je daadwerkelijk kan luisteren naar de ouders. Dat geeft jouzelf meer ontspanning en ouders kunnen merken dat ze gehoord worden.

De opbouw van een dergelijk gesprek vind je hieronder. De kunst is om, zoals de roos van Leary ons leert, te laveren tussen autoriteit nemen en autoriteit geven. Hoe bouw je zo een gesprek op? Ik ontwierp een spiekbriefje met de 5 belangrijkste stappen voor het voeren van lastige oudergesprekken:

  1. Neem een open en stevige houding aan
  2. Zet LSD in (Luisteren, samenvatten, doorvragen)
  3. Durf stil te zijn
  4. Kies je belangrijkste argument
  5. Sluit duidelijk af

Een open en stevige houding

Uit Amerikaans onderzoek blijkt dat een groot deel van onze boodschap wordt overgebracht via stemintonatie (38%) en via non-verbale uitdrukkingen (55%). Dat betekent dat je veel moeite kunt stoppen in de inhoud, maar als je houding en stemintonatie niet congruent zijn, komt je boodschap niet over.

LSD

Luisteren, samenvatten, doorvragen.

Een oude bekende, maar wat zijn eigenlijk de functies van deze instrumenten?

Met luisteren wordt bedoeld actief luisteren, oftewel willen begrijpen wat de ander zegt. De functie hiervan is – ruimte geven en informatie ophalen.

Samenvatten heeft als voornaamste functies de ouder te laten merken dat hij/zij gehoord wordt én te checken of je goed hebt begrepen wat de ander bedoelt. Dit is noodzakelijk om de ouder mee te krijgen in de volgende stappen.

Doorvragen; hiermee haal je nog meer informatie op en laat je (oprechte) interesse/inlevingsvermogen zien.

Stilte

De kracht en functie van stilte wordt vaak onderschat. We gaan, intuïtief, als we gespannen zijn juist praten en veel zenden in de hoop het probleem zo op te lossen. Dit kan averechts werken. Als je stil durft te zijn straal je rust en vertrouwen uit en creëer je ruimte voor ouders om uit te razen.

Kies je belangrijkste argument

Vaak weten we wel tig argumenten te noemen om ons standpunt te verdedigen. Helaas werken meerdere argumenten tegelijk averechts. Hoe je je meest waardevolle argument kiest – daar zijn trucjes voor!

Sluit duidelijk af

Dit is het moment om weer autoriteit te nemen: jij bepaalt de kaders en draagt zorg voor een duidelijk einde van het gesprek. Afspraken en vervolgafspraken worden vastgelegd en heel belangrijk: durf af te ronden.

Hoewel ik hier graag over zou uitweiden in deze column, leert de ervaring dat dit zich beter leent voor een training. Want hoeveel je ook leest over dit onderwerp, uit onderzoek blijkt ook dat veel oefenen (met echte casussen) succeservaringen oplevert, die weer voor het meeste rendement zorgen! Ben je nieuwsgierig geworden? September Onderwijs biedt o.a. een Mentortraining aan waarbij je leert hoe je je goed staande houdt bij lastige oudergesprekken.

Door: Julie Blocq, trainer bij September Onderwijs 

Wil je meer weten over dit onderwerp?

Neem dan gerust contact met ons op!

  info@septemberonderwijs.nl
 (030) 265 7658