Cor, trainer bij September : “Werkdruk… een term die ik dagelijks tegenkom bij mijn werk als (team)coach en onderwijstrainer.” Met deze zin startte ik het eerste deel van de blog over dit onderwerp die ging over (gevoelde) werkdruk en de Cirkel van Invloed en Betrokkenheid. In deze blog ga ik het hebben over teamwork en de Eisenhower-matrix in relatie tot werkdruk verminderen in het onderwijs.
Taken verdelen via de geeltjes-sessie in ‘ons’ team
Nog niet zo lang geleden was ik onderdeel van een geweldig onderwijsteam. Ik ben mij de laatste tijd meer en meer bewust geworden van wat dit team nou zo bijzonder maakte. Ik denk dan o.a. terug aan de werksessies die wij als team met elkaar organiseerden (vaak zonder of deels met de leidinggevende). Een zeer functionele werkvorm, die we met elkaar hadden ontwikkeld, was onze ‘beroemde’ geeltjes-sessie.
Tijdens deze werkvorm noteerden we alle taken waar het team verantwoordelijk voor was op de geeltjes. Alle taken (geeltjes) werden op de tafels gelegd. We maakten meerdere geeltjes voor elke taak, zodat iedereen de gelegenheid kreeg deze taak te kunnen kiezen.
De teamleden kozen een aantal taken waar hij/zij voor gemotiveerd waren om het volgende schooljaar uit te voeren. Deze methode werkte geweldig goed, omdat men hierbij intrinsieke motivatie activeert. Wanneer verschillende collega’s dezelfde taken hadden gepakt, werd er open en transparant onderhandeld. Meerdere keren werden er taken (geeltjes) uitgewisseld wanneer dit beter paste in het teambelang en de werkverdeling. De taken die ‘over’ waren, werden aan de LG voorgelegd. Zodoende kreeg hij inzicht in de werkverdeling en werkdruk. Ook met de LG werd dan onderhandeld. Soms ontstond er een kleine herverdeling en soms werd de taak dan door een ‘externe’ ingevuld. Ik weet zeker dat de werkdruk door deze methode als positief werd ervaren. Je intrinsieke motivatie is een van de sleutels om minder werkdruk te ervaren. Bovendien werd de collega die de taak al eerder in zijn/haar pakket had, regelmatig om zijn/haar expertise, hulp en feedback gevraagd. Samenwerken in optima forma.
De kracht in dit team zat hem in het positioneren van elkaars kwaliteiten. De Zelfdeterminatie-theorie van Ryan en Deci (ZDT) ligt hieraan ten grondslag. Het gaat hierbij om de drie psychologische basisbehoeften (verbondenheid, competentie en autonomie) die intrinsieke motivatie positief beïnvloeden. De balans in het team ten aanzien van ZDT was in orde. Dit zorgde voor een positieve workflow en een positieve werkdruk ervaring.
De Eisenhower-matrix
‘Wat belangrijk is, is zelden dringend en wat dringend is, is zelden belangrijk’ – Dwight Eisenhower
Een ander bijzonder waardevol en krachtig model is die van de 34ste president van de VS, Dwight Eisenhower. Het is een vrij eenvoudige manier om slim met je levensdoelen, je (langetermijn)planning en je (dagelijkse) taken om te gaan.
Het draait daarbij allemaal om prioriteiten stellen, beslissingen maken en het verschil tussen dringend en belangrijk. Het komt neer op vier keuzes die je kunt maken:
- Zoveel mogelijk wegblijven
- Inplannen, liefst vanuit hier werken
- Teruggeven of delegeren
- Schrappen van je lijst, dus niet doen.
Zelf ervaar ik een persoonlijke ontwikkeling op dit vlak die mij enorm helpt om ‘rust’ te ervaren in mijn leven. Ook veel mensen die ik hierin mag ondersteunen hebben er zichtbaar baat bij. Het model is duidelijk, overzichtelijk en simpel. De uitvoering vergt echter toch wel veel oefenen en discipline.
Keuzes maken en nee zegen is voor veel mensen een lastig dilemma. Ja zeggen tegen een ander is vaak nee zeggen tegen jezelf. Hoever jij daarin wilt gaan, kan alleen jij bepalen. Denk daarbij even terug aan de Cirkel van Invloed en Betrokkenheid uit deel 1 van deze blog!
Conclusie
‘Gevoelde’ werkdruk is in mijn beleving een zeer serieus onderwerp en ik gun iedereen meer balans in werk(druk) en vrije tijd. Om dit te kunnen bereiken zullen teams en leidinggevende constructieve gesprekken met elkaar moeten voeren, waarbij eenieder zijn ‘gevoel’ minstens serieus genomen moet worden. Eenieder ervaart op een ander niveau werkdruk. Dat is voor elk individu nu eenmaal anders. Een goede ‘eerlijke’ werkverdeling en adequaat Ja of Nee zeggen (grenzen kunnen aan geven) is daarbij van groot belang. Wat maakt dat iemand nee zegt? Wat is daarvan de reden en wordt dit geaccepteerd en besproken? In deze blog heb ik waardevolle hulpmiddelen benoemd die hierin kunnen bijdragen.
In veel gevallen werkt het zeer positief om hier een externe specialist bij te betrekken. Dit om de veiligheid in het team te waarborgen en effectiever tot een resultaat te kunnen komen.
Veel succes en plezier naar een gevoel van minder werkdruk!
Cor Brandwijk
Trainer bij September
Werkdruk verminderen?
Wil jij jouw werkdruk in het onderwijs verminderen? Bekijk dan onze cursus werkdruk verminderen.
Lees hier: Werkdruk (in het onderwijs) verminderen – deel 1
Meer van Cor: brandwijk-coaching.nl
